為會(huì)展活動(dòng)提供保障。規(guī)模較大或者會(huì)期較長(zhǎng)、需要住宿的會(huì)展活動(dòng)都離不開(kāi)接待工作。會(huì)展接待通過(guò)妥善、周到、細(xì)心的安排，給參加對(duì)象提供各種方便，解除他們的使他們事事稱(chēng)心、處處放心，全身心地投入會(huì)展活動(dòng)，從而保障會(huì)展活動(dòng)順利進(jìn)行，提高會(huì)展活動(dòng)的效率，達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。0成功的會(huì)展活動(dòng)源于成功的會(huì)展策劃，成功的會(huì)展策劃源于對(duì)社會(huì)資源的有效整合。會(huì)展策劃是對(duì)相關(guān)社會(huì)資源進(jìn)行整合的過(guò)程，是一個(gè)系統(tǒng)工程。因此，用系統(tǒng)的觀念去認(rèn)識(shí)資源，用系統(tǒng)的方法去分析整合資源，用系統(tǒng)的功能去實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化是會(huì)展成功策劃的創(chuàng)造性思維原理之一。從會(huì)展策劃系統(tǒng)看，一般而言，展會(huì)物料制作，會(huì)展策劃系統(tǒng)包括策劃者、策劃對(duì)象、策劃依據(jù)、策劃方案和策劃效果評(píng)估等要素。

禮儀性?，F(xiàn)代會(huì)展接待，特別是國(guó)際性會(huì)展接待，要非常注重禮儀和禮節(jié)。通過(guò)接待工作，企業(yè)不僅可以展示企業(yè)作風(fēng)和企業(yè)文化，還可以對(duì)外樹(shù)立良好形象、推銷(xiāo)自我。接待工作做好了，不僅會(huì)給上級(jí)***和來(lái)賓留下深刻的印象，而且無(wú)形中會(huì)為企業(yè)帶來(lái)商機(jī)，會(huì)展桌椅租賃，帶來(lái)社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。主辦方要充分利用接待工作的每一個(gè)細(xì)節(jié)，展示企業(yè)的全新風(fēng)采和企業(yè)獨(dú)具魅力的特色文化，利用每一次接待機(jī)會(huì)增強(qiáng)企業(yè)的凝聚力和向心力，提升企業(yè)的度和影響力。因此，會(huì)展接待人員一定要掌握對(duì)內(nèi)和對(duì)外接待的基本知識(shí)和方法，熟悉各種國(guó)際禮儀和禮節(jié)，接待方式符合國(guó)際慣例，接待人員的言談舉止符合一定的禮節(jié)。0大型會(huì)議如果想要簽到過(guò)程不出現(xiàn)混亂，必要的流程及準(zhǔn)備是必須的——回執(zhí)統(tǒng)計(jì)表、簽到表格、引導(dǎo)及協(xié)助人員、住宿賓館準(zhǔn)確的房間數(shù)量及房間號(hào)、房間分配表、鑰匙、標(biāo)明入住者姓名及房號(hào)的小信封（內(nèi)裝客房鑰匙，通常酒店可以提供）、入住酒店相對(duì)明顯的路徑指示、會(huì)議（展覽）須知、會(huì)議（展覽）詳細(xì)日程、考察線路及參與方式、酒店功能開(kāi)閉說(shuō)明及付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、返程預(yù)定及確認(rèn)、會(huì)務(wù)交通使用方式及付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等等。如果可能，盡量使用電腦簽到。一般情況下，會(huì)議公司，簽到服務(wù)人員應(yīng)該不少于6人——工作時(shí)間應(yīng)該根據(jù)會(huì)展參與人員抵達(dá)時(shí)間合理分配。如果事先將回執(zhí)的項(xiàng)目設(shè)計(jì)得很周全，對(duì)于簽到及入住安排有很大幫助。

會(huì)展接待的原則成功的會(huì)展活動(dòng)源于成功的會(huì)展策劃，成功的會(huì)展策劃源于對(duì)社會(huì)資源的有效整合。會(huì)展策劃是對(duì)相關(guān)社會(huì)資源進(jìn)行整合的過(guò)程，是一個(gè)系統(tǒng)工程。因此，用系統(tǒng)的觀念去認(rèn)識(shí)資源，用系統(tǒng)的方法去分析整合資源，用系統(tǒng)的功能去實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化是會(huì)展成功策劃的創(chuàng)造性思維原理之一。從會(huì)展策劃系統(tǒng)看，一般而言，會(huì)展策劃系統(tǒng)包括策劃者、策劃對(duì)象、策劃依據(jù)、策劃方案和策劃效果評(píng)估等要素。服務(wù)細(xì)節(jié)決定成敗，接待工作來(lái)不得半點(diǎn)馬虎，必須處處留心，周密考慮，謹(jǐn)慎行事。在重大的會(huì)展接待工作中，徽州展會(huì)，接待工作負(fù)責(zé)人在對(duì)全局進(jìn)行總體把握的前提下要隨時(shí)根據(jù)接待工作的需要對(duì)接待方案予以調(diào)整；具體接待人員則要主動(dòng)進(jìn)行全程模擬思考，從準(zhǔn)備會(huì)議室到用車(chē)，從參觀到進(jìn)餐，對(duì)每一個(gè)細(xì)節(jié)都要細(xì)致地思索一遍，以便及時(shí)彌補(bǔ)可能存在的疏漏。

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